L'Archivio di Stato di Foggia è organo periferico del Ministero della Cultura, articolazione del Segretariato Regionale del Ministero della cultura per la Puglia.
Compito degli Archivi di Stato è quello di conservare la documentazione statale unitaria e preunitaria. Tra questa vi è quella degli archivi notarili anteriori all'ultimo centennio e quella degli archivi degli enti ecclesiastici e delle corporazioni religiose che, a seguito di soppressione, ebbero i beni confiscati dallo Stato.
Gli archivi possono ricevere in deposito o versamento archivi di enti pubblici (Regioni, Provincie, Comuni, Enti pubblici non territoriali) e archivi privati (di famiglie, di persone, di imprese, di istituzioni), che possono essere acquisiti dallo Stato anche per acquisto, donazione o lascito.
La legislazione archivistica in materia di conservazione, sancita dall'art. 41, commi 1-3 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, dispone che gli organi giudiziari ed amministrativi, centrali e periferici dello Stato, dopo aver effettuate le loperazioni di scarto, versino ai competenti Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre 30 anni. Anche gli archivi degli Uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti, per i quali non si renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti, sono versati ai competenti Archivi di Stato.
Il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti, di curare i versamenti, di identificare gli atti di natura riservata negli archivi statali, è affidato, dal Dpr. 37/2001 e dall'art. 41, comma 5 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, a commissioni istituite presso gli uffici centrali e periferici dello Stato, con la partecipazione di un rappresentante degli Archivi di Stato.
Ai sensi degli articoli 101-102 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003) e degli articoli 122-123 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, i documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data, e di quelli contenenti dati sensibili nonchè dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
E' possibile richiedere la consultazione, per scopi storici, di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei termini. La domanda dovrà essere presentata dallo studioso al Direttore dell'Archivio di Stato per essere trasmessa, munita di parere, alla Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d'archivio riservati istituita presso il Ministero dell'Interno.
Obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali imposti dall'art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio
